Rond 1975 wordt het Material Requirements Planning-concept (MRP I) geïntroduceerd. Bij MRP I wordt aan de hand van stuklijsten en geprognosticeerde vraag naar producten berekend welke productieorders en inkooporders te verwachten zijn.

Vrij snel daarna wordt Manufacturing Resource Planning (MRP II) geïntroduceerd. Dit concept betreft een uitbreiding van MRP I tot een meer integraal plannings- en besturingsconcept. MRP II houdt bijvoorbeeld ook rekening met capaciteiten.

MRP I en II zijn geschikt om te worden toegepast binnen één onderneming. Steeds verdergaande internationalisering betekent dat er bestuurd moet worden ‘over vestigingen heen’. Zo worden bijvoorbeeld onderlinge leveringen in het concept betrokken. Hiervoor is ERP (een afkorting voor Enterprise Resource Planning) zeer geschikt. In deze pakketten is een sterke integratie van met name logistieke en financiële processen aangebracht. In de laatste jaren is de functionaliteit van ERP-pakketten drastisch uitgebreid, met bijvoorbeeld relatiebeheer, verkoopondersteuning, supply-chainmanagement, workflowmanagement, human resourcesmanagement, enzovoorts. Deze tendens zet zich nog steeds voort; de ERP-pakketten breiden zich steeds verder uit. Vrijwel alle bedrijfsfuncties worden inmiddels ondersteund.

Een ERP-pakket is in principe een standaard bedrijfsinformatiesysteem. Echter door parameterisering kan zo’n pakket zover worden ‘gecustomized’ dat de gebruikers het ervaren als een maatwerkpakket. Deze parameterisering betreft enerzijds een branche-instelling, maar anderzijds instellingen die zeer specifiek op de betreffende onderneming kunnen worden toegespitst.

SAP is een Duits softwarebedrijf. SAP staat voor "Systemen, Applicaties en Producten in de Informatica". Het bedrijf is marktleider met een marktaandeel van 29% (1997), terwijl de op één na grootste (Oracle Financials) in dat jaar 10% marktaandeel bezat. De klantenkring van SAP bestaat uit zo’n 7.500 klanten in meer dan 90 landen. De totale concernomzet bedroeg in 1997 meer dan 3,5 miljard US$. De onderneming heeft haar afnemers voornamelijk in de branches Engineering & Construction, High Tech & Electronics, Chemicals en Consumer Products. Tot haar klantenkring behoren wereldwijd bijvoorbeeld Shell, Microsoft, KLM, Akzo Nobel, Rabobank, Efteling.

SAP heeft twee grote producten: R/2, dat draait in een mainframe-omgeving, en R/3 dat werkt in een client-serversituatie. In dit onderzoek beperk ik me tot R/3, temeer omdat R/2 een productlijn is die langzaam zal worden afgebouwd.

In R/3 zijn alle functionele gebieden afgedekt door meer dan 1.000 voorgedefinieerde bedrijfsprocessen die door customizing het eerder genoemde ‘maatwerkgevoel’ oproepen.

In SAP R/3 staat de supply-chain centraal: de keten van oorspronkelijke leverancier tot uiteindelijke consument moet worden beheerst. Door informatie-, goederen- en geldstromen optimaal op elkaar af te stemmen wordt volgens SAP een maximale klantrespons tegen minimale kosten gerealiseerd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om als klant via het internet informatie te krijgen over producten van een bepaalde onderneming, je eigen product te configureren en de bestelling te plaatsen. Deze bestelling komt dan automatisch terecht in SAP R/3; het pakket genereert zonodig automatisch bestellingen bij leveranciers (multi-companyplanning) en zet ook binnen de onderneming de vereiste processen in werking. We kunnen hierbij dus spreken van extended supply-chainconcept.

SAP gaat met het customizen zo ver dat de afnemer zelf zijn eigen interface tussen SAP R/3 en de buitenwereld kan bouwen (hiervoor zijn BAPI’s, Business Application Programming Interfaces, bestemd). SAP R/3 kan worden aangevuld door programmeren in ABAP/4, een eenvoudig te leren programmeertaal.

SAP R/3 is ontwikkeld voor grote (multinationale) ondernemingen. Toch zien we steeds meer kleinere ondernemingen naar een ERP-pakket overstappen. Zo heeft SAP Nederland een onderneming met slechts 24 personeelsleden als klant. Het milleniumprobleem en de invoering van de euro zijn voor veel ondernemingen aanleidingen op een ERP-pakket als SAP R/3 over te stappen. Toch gaat het ondernemingen in de meeste gevallen om het verbeteren van de integratie van het eigen informatiesysteem en bestaat de behoefte aan geïntegreerde managementinformatie.

Om een overzicht te krijgen van de modules die binnen SAP R/3 worden gebruikt, verwijs ik naar hoofdstuk 2.

Een information warehouse (ook wel aangeduid als gegevenspakhuis) bevat actuele en historische gegevens uit diverse interne en externe bronnen. Door een herstructurering en uniformering van de bedrijfsgegevens is het eenvoudiger informatie uit een information warehouse te halen dan wanneer deze gegevens uit de oorspronkelijke bronnen zouden moeten worden gehaald. Er wordt bij SAP R/3 vanuit de dagelijkse activiteiten een tussenlaag gevormd die aan gebruikers en management informatie doorgeeft. Voorbeelden van deze tussenlaag zijn verkoopinformatiesysteem, financieel informatiesysteem, personeelsinformatiesysteem.

Hier bovenop is het dak van het warehouse geplaatst met als naam Enterprise Controlling (EC). EC kent vier onderdelen: Profit Center Accounting (PCA), Consolidation (CS), Business Planning (BP), Executive Information System (EIS).

Door deze methode is het mogelijk op verschillende manieren naar gegevens te kijken. Je kunt het vergelijken met verschillende brillen waardoor je naar gegevens kijkt. Een projectleider kijkt bijvoorbeeld anders naar productieresultaten dan een vestigingsleider of een concerncontroller. Al deze functionarissen maken gebruik van hun eigen ‘bril’ om naar resultaten te kijken. Hieruit volgt eigenlijk al dat het in deze setting niet goed meer mogelijk is intracomptabele productieresultatenanalyse toe te passen; de bril waardoor naar die resultaten wordt gekeken, is steeds een andere. In het grootboek is echter slechts een zeer beperkte registratie mogelijk.

In deze bijlage zal ik de verschillende modules van SAP R/3 beschrijven. Daarbij wordt de volgorde aangehouden hieronder weergegeven figuur, waar de modulaire opbouw van SAP R/3 wordt getoond. Het startpunt is de module Financial Accounting (FI).

Financial Accounting (Fl) verzamelt, bewerkt en bewaart alle benodigde gegevens uit de organisatie die nodig zijn voor het voeren van de boekhouding. Zij vormt de basis voor bedrijfsbrede planning en control en maakt het mogelijk te voldoen aan interne en externe informatiebehoeften. Financial Accounting bestaat uit verschillende modules: General Ledger Accounting (FI-GL) Accounts Payable (Fl-AP) Accounts Receivable (Fl-AR) Asset Accounting (FI-AA) Special Ledgers (FI-SL) (Achtereenvolgens: Grootboek; Crediteurenadministratie; Debiteurenadministratie; Vaste activa administratie; Module voor speciale rapportages.)

Fl communiceert onder andere met de inkoopfunctie van Material Management ten behoeve van de crediteurenadministratie en met de verkoopfunctie van Sales en Distributie ten behoeve van de debiteurenadministratie.

Binnen Controlling (CO) gaat het om het coördineren, beheersen en optimaliseren van alle bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Hierbij zijn gegevens nodig over (gebudgetteerde en werkelijke) kosten en opbrengsten. Er wordt gewerkt binnen 'controlegebieden'. Een controlegebied is een manier van groeperen van financiële gegevens, die het mogelijk maakt gegevens van verschillende bedrijven geaggregeerd te controleren.

CO communiceert met Financial Accounting en tevens worden gegevens betrokken uit Financial Management en Material Management.

Controlling bestaat uit de volgende modules:

• Overhead Cost Controlling (CO-OM);

• Product Cost Controlling (CO-PC);

• Profitability Analyses (CO-PA).

Deze modules kunnen onafhankelijk van elkaar worden geïmplementeerd, maar de kracht van CO is de integratie van de verschillende onderdelen met de rest van het pakket SAP R/3.

Veel organisaties ervaren een toename van het percentage indirecte kosten ten opzichten van de totale kosten. Deze module CO-OM legt zich toe op het beheersen van deze kosten. Zij bestaat op haar beurt weer uit verschillende onderdelen.

• Cost and Revenue Element Accounting (CO-OM-CEL) verzamelt en analyseert kosten en opbrengsten. Veel gegevens komen automatisch uit Financial Accounting. De rapportages in Cost and Revenue Element Accounting kunnen als basis worden gebruikt voor rapportages door andere modules binnen controlling.

• Cost Center Accounting (CO-OM-CCA) analyseert waar overheadkosten zich voordoen in een organisatie. Kosten worden gealloceerd naar kostenplaatsen. Toewijzing en allocering van kosten maakt het niet alleen mogelijk deze kosten beheersbaar te maken, er wordt ook belangrijk werk verricht ten behoeve van andere modules binnen Controlling, zoals voor Cost Object Controlling (§2.2.2).

• Overhead Orders (CO-OM-OPA) verzamelt en analyseert kosten van individuele interne maatregelen. Daarbij kunnen budgetten en werkelijke uitgaven naast elkaar worden gezet.

• Activity-Based Costing (CO-OM-ABC) neemt afzonderlijke activiteitstypen als 'controlling object'. Kosten worden verdeeld op basis van activiteiten die hebben plaatsgevonden. Deze kosten kunnen dan vervolgens worden gealloceerd naar bedrijfsprocessen, kosten objecten of winst centra volgens vele allocatiemethoden.

• Product Cost Controlling (CO-PC) verzamelt en analyseert kosten met betrekking tot de productie van een product of het uitvoeren van een dienst. Ook deze module bestaat weer uit verschillende onderdelen.

• De geplande en werkelijke gegevens uit Product Cost Planning (CO-PC-PRD) worden gebruikt bij voorraadwaardering en bij het bepalen van de laagste prijs waarbij een product nog winstgevend verkocht kan worden.

• Cost Object Controlling (CO-PC-OBJ) wordt gebruikt bij het analyseren van verschillen tussen geplande productiekosten en werkelijke productiekosten (uit Product Cost Planning). Ook het waarderen van werk in uitvoering gebeurt met behulp van deze module.

• Product Cost Controlling 'vertaalt' gegevens uit verschillende logistieke modules in kosten. Stuk- en bewerkingslijsten worden uit Product Planning (PP) verkregen en gegevens met betrekking tot verbruik van grondstoffen en halffabrikaten komen uit Materials Management (MM). De integratie met logistieke functies maakt het mogelijk om in Product Cost Controlling met behulp van simulatie verschillende opzetten van het productieproces te analyseren.

Profitability Analyses (CO-PA) onderzoekt de 'bronnen' van omzet. Daarbij is het belangrijk om die omzet onder te verdelen naar marktsegmenten (voor het verkrijgen van stuurinformatie). Informatie uit Profitability Analyses is belangrijk bij het nemen van beslissingen met betrekking tot prijsstelling, selecteren van potentiële klanten of het bepalen van distributiekanalen.

Treasury (TR) biedt een oplossing voor het financiële beheer van een onderneming. De liquiditeit van de onderneming kan hiermee worden bewaakt, een 'optimale' kapitaalstructuur kan hiermee worden bereikt en het financieel risico kan worden geminimaliseerd.

Treasury bestaat uit de volgende modules: Cash Management (TR-CM); Treasury Management (TR-TM); Funds Management (TR-FM); Market Risk Management (TR-MRM).

Cash Management (TR-CM) levert informatie die een organisatie nodig heeft bij de dagelijkse financiële besluitvorming. Er wordt vooral gekeken naar de korte termijn. De gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt bij het maken van journaalposten binnen General Ledger.

Onder TR-CM vallen de volgende fuctionaliteiten: Elektronisch bankieren; Rekening courant; Cash management; Cash forecast (liquiditeits prognose); Cash budget management; Cash pooling (concentreren van liquiditeiten).

Treasury Management (TR-TM) maakt het mogelijk om op basis van gegevens uit Cash Management een optimale balansstructuur te bewerkstelligen. Er wordt vooral gekeken naar de (middel)lange termijn. Er bestaan functionaliteiten met betrekking tot de volgende zaken: Geldmarkt transacties; Vreemde valuta transacties; Afgeleide financiële producten; Waarde papieren; Leningen.

Funds Management (TR-FM) geeft ondersteuning in alle fase van het budgetteringsproces. Daarbij moet onder andere gedacht worden aan het opstellen van voorlopige budgetten, het vaststellen van definitieve budgetten, het toekennen van aanvullende budgetten en het bewaken van die budgetten. Funds Management is gekoppeld aan Materials Management om de consequenties van inkooporders of orderuitgifte voor de diverse budgetten te bepalen. Op dezelfde manier worden relevante gegevens uitgewisseld met Financial Accounting.

Werkelijke uitgaven en budgetten worden naast elkaar geplaatst, waardoor een budgethouder direct kan zien welk gedeelte van het budget is verbruikt en wat de consequentie van een handeling zal zijn.

De basis voor Market Risk Management (TR-MRM) wordt gevormd door de drie hierboven beschreven onderdelen van Treasury. Gevolgen van strategische beslissingen kunnen door middel van prognoses en reviews in kaart worden gebracht.

Met behulp van de module Asset Management (AM) wordt de aanschaf, de evaluatie en de afschrijving van activa geregeld. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vaste activa, activa met lage waarde en activa die vallen onder geleaste activa en onroerend goed. Laagwaardige activa worden in het jaar van aanschaf in één keer afgeschreven. Een zelfde bedrijfsmiddel kan op meerdere manieren afgeschreven worden.

De belangrijkste transacties binnen Asset Management zijn Acquisition (aanschaf), Capitalisation (kapitalisatie), Transfer (overdracht), Depreciation (afschrijving) en Retirement (buiten gebruik stellen).

Project Systems (PS) coördineert en controleert alle fasen van een project. Daarbij moet gedacht worden aan projectmatig werken voor klanten. Hierbij gaat men uit van zeer grote projecten (bijvoorbeeld scheepsbouw, bouw van booreilanden, vliegtuigbouw en dergelijke). Kleinschaliger projecten worden binnen SD (de verkoopmodule) afgewikkeld. De module PS werkt in nauwe samenhang met de inkoopfunctie van Material Management en met Controlling. Het betreft hier een betrekkelijk nieuwe module die vanwege de samenhang met andere delen van SAP R/3 zeer complex is.

Business Workflow bestaat uit Process Automation (automatisering van bedrijfsprocessen), Organization Management (organisatie management) en Process Information System (informatie ten behoeve van het uitvoeren van bedrijfsprocessen). Business Workflow is een belangrijk instrument bij het structureren en optimaliseren van bedrijfsprocessen en levert een aanzienlijke bijdrage bij het herinrichten van bedrijfsprocessen (business process re-engineering).

Business Workflow is in staat om de routing van documenten aan te sturen. Taken kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan functionarissen of aan afdelingen. Daarbij wordt volledig rekening gehouden met de organisatiestructuur zoals die binnen SAP R/3 is vastgelegd. Dit voorkomt dubbel invoeren van desbetreffende gegevens. Daarnaast kunnen berichten binnen Business Workflow worden verzonden en bewerkt, worden documenten gecreëerd en worden voor bedrijfsprocessen deadlines vastgesteld en bewaakt.

Een voorbeeld ter verduidelijking. Als een functionaris een inkooporder moet fiatteren, dan gaat hij naar de Integrated Inbox. Dit is het startpunt van alle 'workflow items' (documenten) binnen Business Workflow. Alle inkooporders die gefiatteerd moeten worden komen in een overzicht te staan. Daarnaast levert het systeem alle gegevens die nodig zijn bij de werkzaamheden. De inkooporder wordt na bewerking doorgestuurd naar de volgende functionaris voor daadwerkelijke bestelling.

Het unieke van WFM is dat de doorstroom nu door de gehele organisatie kan worden beheerst. Het impliceert de beheersing van de hele keten van opeenvolgende handelingen. Workflow Management is volledig geïntegreerd met de andere modulen van SAP R/3.

Met Industry Solutions (IS) richt SAP zich op het ontwikkelen van standaard oplossingen bi SAP R/3 voor bepaalde bedrijfstakken, sectoren of branches: verzekeringsbranche; ziekenhuizen; olie maatschappijen; publieke sector; bankwezen; detailhandel; luchtvaart en defensie; chemische en farmaceutische industrie; fabrieksprojecten; telecommunicatie; auto industrie.

Human Resource (HR) is een belangrijke module voor vele organisaties. Het verzorgt ondermeer de salarisadministratie, werktijdenregistratie, verslaglegging over sollicitaties en verslaglegging over algemene organisatiegegevens. De module Human Resources ondersteunt een groot aantal processen en activiteiten met betrekking tot de organisatie en haar structuur. De Human Resource module bestaat uit de volgende onderdelen:

• Personnel Management;

• Organizational Management;

• Payroll Accounting;

• Time Management;

• Personnel Development.

Deze onderdelen zullen in de hierna volgende paragrafen worden beschreven.

Gegevens i.v.m. personeel zijn niet langer gestationeerd bij specifieke afdelingen, maar worden vanuit Personnel Management (HR-PM) gedeeld door de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Dit voorkomt dat er dubbele gegevens in het systeem voorkomen, het reduceert de foutkans en vergroot de efficiency. Het onderdeel Personnel Management ondersteunt ondermeer: personeelsgegevens, het werven van personeel en het ontslaan van personeel, reiskostenvergoeding en de salarisadministratie.

Het onderdeel Organizational Management (HR-OM) assisteert de organisatie in het onderhouden van een nauwkeurig overzicht van de organisatiestructuur. Een grafische omgeving maakt het makkelijk om elke verandering van de organisatie te bekijken en elke beweging van de werknemerspositie te volgen. Het is eveneens mogelijk om met behulp van simulaties prognoses te maken van de werknemersposities.

Het onderdeel Payroll Accounting (HR-PA) kan zowel centraal als decentraal geregeld worden. Het regelt de gehele salarisadministratie.

Het onderdeel Time Management (HR-TM) is een onderdeel dat helpt met het administreren en evalueren van werktijden. Time Management is geintegreerd met Payroll Accounting, Controlling, Production Planning, Plant Maintenance en Project System. Time Management geeft de organisatie een variëteit van standaard rapporten die de organisatie ondersteunen bij het opzoeken en analyseren van de werktijden van werknemers. Onderdelen van Time Management zijn:

• Shift Planning (ploegendiensten planning);

• Work Schedules;

• Time Recording (werktijden registratie);

• Absence Determination (absentie vastleggen);

• Error handling.

Het onderdeel Personnel Development (HR-PD) geeft de organisatie de gelegenheid om de ontwikkeling van werknemers te managen.

Bij vacatures wordt eerst gekeken of binnen de organisatie iemand aanwezig is bij wie zo’n vacature past. Voor iedere werknemer moet bekeken worden of voldoende ontwikkeling doorgemaakt wordt (in overleg met iedere werknemer en rekening houdend met ieders capaciteiten). De doelen van de organisatie en de doelen van iedere werknemer moeten in harmonie zijn. Met Personnel Development kunnen ook trainingsprogramma's op worden gesteld.

De module Plant Maintenance (PM) vult de primaire- en secundaire bedrijfsprocessen aan. Plant Maintenance is geïntegreerd in de logistieke kant van SAP R/3. Daarbij ondersteunt SAP R/3 de organisatie bij het uitvoeren van taken binnen Plant Maintenance.

Deze taken zijn ondermeer:

• weergave van organisatiestructuren;
• gedetailleerde informatie over en sturing van de voortgang van het onderhoud van installaties;
• constructie en modificatie van installaties;
• uitvoeren van externe service;
• capaciteitsplanning, roosters maken en bedrijfsplanning;
• plannen van kosten;
• onderhouden van een informatiesysteem met betrekking tot onderhoud.

De Quality Management (QM) module is geïntegreerd met onder andere Material Management, Production Planning, Sales and Distribution en Cost Accounting. Zo geeft het systeem bijvoorbeeld automatisch aan dat er een inspectie plaats moet vinden, omdat uit Material Management blijkt dat er weer een nieuwe voorraad goederen is gearriveerd. Quality Management omvat onder andere kwaliteitscontrole bij goederenontvangst en uitgifte van goederen, leveranciersselectie en checken van inkooporders. In het kort komt het in de module Quality Management op het volgende neer:

• evaluatie van leveranciers op basis van kwaliteit;

• status weergave van leveranciers;

• voorkomen van levering van gebrekkige goederen;

• sturing van kwaliteitsdocumenten en interne kwaliteitsboekhouding;

• voorkomen van het gebruik van goederen voordat ze geïnspecteerd zijn.

De module Production Planning (PP) stelt productieopdrachten op en berekent productiekosten.

Production Planning ondersteunt een aantal functies, zoals:

• toewijzen van productiemiddelen en gereedschappen;
• evenwichtig verdelen van de capaciteiten;
• fabriceren op bestelling;
• fabriceren op voorraad;
• uitbesteding werkzaamheden;
• maken en distribueren van werkopdrachten; maken en beheren van stuk- en bewerkingslijsten.

Material Management (MM) omvat de procedures inkoop, materiaalbehoeftebepaling, in ontvangst name van goederen en voorraadbeheer. Material Management geeft onder andere informatie door aan Controlling en aan Financial Accounting. Controlling wijst zo bijvoorbeeld kosten toe aan de juiste kostenplaatsen. Inkoop gebruikt het leveranciersbestand gemeenschappelijk met de financiële administratie (Financial Accounting). Verder gebruikt Material Management informatie van Sales and Distribution ten behoeve van de materiaalbehoefteplanning.

Sales and Distribution (SD) ondersteunt een breed scala aan activiteiten in verband met 'sales, shipping and billing'. De functionaliteiten waaruit Sales and Distribution bestaat zullen hierna besproken worden.

Sales Support verzamelt en analyseert klantgegevens en gegevens in verband met concurrenten. Daarnaast kunnen marktanalyses hier worden uitgevoerd. Sales Support is daarmee een instrument voor de medewerkers van marketing en verkoop. Het helpt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden en verlicht sommige routinematige en administratieve taken. De gegevens uit Sales Support worden ook gebruikt in het Sales Information System. Sales geeft de functionaliteiten die nodig zijn bij het afhandelen van tal van zakelijke transacties. Automatische functies bestaan bijvoorbeeld voor orderafhandeling. Daarbij zijn meerdere scenario's mogelijk. Een klant kan rechtstreeks een order plaatsen, maar er kan ook sprake zijn van een standaard contract met van te voren vastgestelde prijzen en leveringsvoorwaarden.

Een verkooporder kan verwijzen naar een offerte. Alle relevante gegevens van de offerte worden dan automatisch in de verkooporder overgenomen.

Shipping beheert levertijden, maakt picklijsten, ondersteunt de uitgifte van eindproducten en het laden ervan en verzorgt de planning van transport naar afnemers. Shipping is sterk geintegreerd met Material Management.

Met behulp van Billing wordt het proces van factureren (inclusief debet- en creditnota's) verzorgt. Het Sales Information Systern geeft het management een basis voor de strategische besluitvorming met betrekking tot vragen als: welke markten moeten in de toekomst worden bediend, welke segmenten van die markt, welke marketinginstrumenten moeten daarbij worden gebruikt, welke distributiekanalen worden gekozen en hoe moet het assortiment er uit zien?

Op het niveau van de concemleiding is behoefte aan geaggregeerde stuurinformatie van het gehele concern. EC heeft de volgende 4 modules om die informatie te genereren: Executive Information System (informatiesysteem ten behoeve van het concern management); Profit Center Accounting (bepalen 'total return' van divisies); Business Planning (plannen op concernniveau); Consolidation (consolidatie). Bovendien is consolidatie van interne managementrapportages recentelijk in EC opgenomen.

Als laatste wordt aandacht besteed aan Investment Management (IM). Hier worden investeringsprojecten ondersteund van de eerste opzet tot de fase van realisatie. Toenemende technische complexiteit heeft geleid tot vergrote kapitaal intensieve investeringmaatregelen. Met de Investment Management module, kan de organisatie budgetten alloceren en kosten plannen voor alle kapitaal investeringen op concernniveau. Het concern kan kapitaalinvesteringen toewijzen naar specifieke budgetten, zij kan beschikbare bronnen controleren en beheersen en zij kan kosten plannen.